Gadget Tracker utstyrs-, verktøy- og lagerstyring

Inventory Gadget Tracker har i hovedsak to steder hvor man kan bruke løsningen, fra telefon app’en og fra en web browser som Internet Explorer, Google Chrome, Microsoft Edge osv.  Det er fra web grensesnittet man etablerer og håndterer brukere, verktøy og prosjekter, som vist på siden Administrasjon av brukere i Gadget Tracker.

I tillegg brukes web-løsningen for rapportering og styring av prosjekter og utstyr.  Her er det oftere lagersjef/ansvarlig som vil operere mest da denne delen av løsningen er laget for oversikt og styring av alle verktøy og prosjekter bedriften har, mens telefon app’en er den enkelte ansattes verktøy for å styre utstyr man selv er ansvarlig for.  Selvsagt er det også god søkemulighet i app’en for den enkelte å finne ut hvem som har hvilket verktøy hvor.

NB:  Alle bilder på denne siden forstørres ved å klikke på dem!

 

 

Rapportering for lager/utstyrs ansvarlig

Ved å gå til Gadgettracker.no logger man på løsningen.  Etter pålogging kommer åpningsskjermen frem, med den første rapporten som viser en oppsummering av hva man har i bedriften, samt overskredne datoer eller redusert kvalitet på verktøy/utstyr.

 

For en Administrator er de grå flisene klikkbare, andre må bruke meny linjen øverst på siden.  Denne siden er utgangspunktet for både rapportering og allokering av utstyr fra en lageransvarligs perspektiv.

 

 

 

 

Rapportområde 1: Tools

For enklest mulig å få en oversikt over alle verktøy, og deres status, posisjon etc, har vi laget en rapport hvor alle verktøy vises, men i første visning basert på kategorier.  Ved første gangs registrering av et verktøy kreves det at verktøyet tilordnes en kategori.  Kategoriene lager man selv, og fortløpende.  Kategoriene gir en rask oversikt på beholdning, hva som er ledig og opptatt samt mulighet for raskt å se detaljer hvis ønskelig.

 

Rapporten viser i kolonne en fra venstre Kategorinavnet, deretter Totalt Antall enheter i kategorien, Totalt Antall ledige verktøy (ikke i bruk av person eller prosjekt) og til slutt Antall Allokerte verktøy.

 

Hvis man klikker på Kategorinavnet i kolonne 1 vil man få opp detaljene rundt innholdet i denne kategorien.

I dette tilfellet trykket vi på kategorinavnet Kompressorer.

 

Rapporten som da kommer opp viser Navn på verktøy, Antall enheter (satt til 1 som standard, men kan endres for den som trenger), Beskrivelse, Modell, Tilstand, hvem som bruker verktøyet (Assigned To), hvor lenge verktøyet er i bruk (Allocated to Date), verktøyets geografiske plassering og link til verktøyets bruksanvisning (Manual).  Ved å trykke på blyanten i siste kolonne  kan man oppdatere detaljene om verktøyet, inkludert å allokere verktøyet i tid og til prosjekt/sub-prosjekt hvis verktøyet er ledig, kvalitetsendring etc.  Mer detaljer om disse informasjonene lenger ned i teksten.

Vi har laget Gadget Tracker så fleksibel som mulig på den måten at du kan velge å ta informasjonsfelter i bruk, du må ikke.  For å sikre at informasjonen om hvem som har, eller er ansvarlig for et verktøy, skal være til å stole på, har vi imidlertid en prosess som må følges vedrørende flytting av verktøy mellom personer eller fra person til prosjekt.  Et verktøy som allerede er opptatt må frigjøres til lager av den ansvarlige før det kan allokeres nytt prosjekt eller person.  Dette gjøres av den enkelte i telefon app’en, og går dermed fort, samtidig som ansvaret er tydelig. Det betyr at du som ansvarlig for å allokere utstyr til riktig sted på riktig tid raskt kan gjøre noen valg.

I denne rapporten, hvilken kompressor skal du be om at frigjøres?  Skal du ta den ledige kompressoren og flytte

til et annet prosjekt?  Den kompressoren er i øyeblikket i Ramfjordbotn.  Skal du da heller ringe den som har kompressoren i Hoffsveien, Oslo, og spørre om den er ledig for deg om to dager?  Det står at den bare er allokert til 01 Juli, og adressen i Hoffsveien er kompressorens riktige plassering.  Det er da mest sannsynlig feil at den er i et prosjekt i Tromsø, noen har ikke gjort jobben sin fullt og helt?  Eller må du kjøpe en ny kompressor?

Målet her er å ha nødvendig informasjon for å ta best mulig beslutning, og kunne iverksette beslutningen med umiddelbar oppdatering av aksjonen til alle i selskapet.

Du velger å sjekke ut kompressoren i Hoffsveien.  Du klikker til på navnet i kolonnen til venstre og får opp informasjonen du trenger:

Den er registrert som allokert til prosjekt i Tromsø, men ble sist oppdatert 03 Mai, og det er adressen fra den registreringen som vises, altså Hoffsveien, Oslo.  Kompressoren er blitt satt til middels stand, men garantien utløper ikke før i 2019.  Du tar kontakt med de ansvarlige for å sjekke ut, det viser seg at kompressoren er i Oslo, den har bare en mindre feil, og du starter allokeringen av kompressoren til nytt prosjekt.

Du går tilbake til rapporten for kategorien (trykker tilbake i din browser 🙂 og trykker på blyanten helt til høyre.  Vinduet for oppdatering av enkeltverktøy kommer opp, og du allokerer til nytt prosjekt og endrer f.eks datoer osv.

 

 

 

 

 

Rapportområde 2:  Projects

I Gadget Tracker legger du inn prosjekter etter det behovet du har.  Det er ikke mye informasjon som er nødvendig, et navn, en adresse og om prosjektet er aktivt.  I Gadget Tracker blir utstyr allokert til en ansvarlig bruker, som i Gadget Tracker er en person eller et prosjekt.  Alt annet er verktøy tilgjengelig for bruk fra lager.  Et verktøy som er allokert en person må frigjøres til lager før det kan allokeres til f.eks et prosjekt.  Dette fordi en ansvarlig ansatt skal vite at ikke noe blir fjernet fra hans/hennes portefølje uten personens involvering.

 

 

 

 

 

 

 

Samtidig er det viktig å vite hva som er allokert et prosjekt.  Åpningsrapporten for prosjekter viser dette, Navn på prosjekt og antall allokerte verktøy til prosjektene:

 

 

 

 

 

 

 

Ved å klikke på tallet i kolonnen Tools, f.eks 2 tallet i prosjekt Nye Garasjer Lykkebo Ås, får man opp utstyrslisten for prosjektet.

 

 

 

 

Når man trykker på blyanten til høyre kommer skjermbildet for verktøydetaljer med felt for allokering til prosjekt og eventuelt sub-prosjekt, verktøyets tilstand, link til verktøyets manual, dato for utgang av verktøyets allokering,  mm.  Alle disse feltene må på ingen måte fylles inn, men er laget for å dekke forskjellige behov.  For eksempel kan allokeringsdatoen brukes både som en oversikt for når utstyr blir tilgjengelig, eller når et utleid verktøy skal leveres tilbake, men feltet må ikke fylles ut.  Det samme gjelder for de andre feltene, unntatt Tool Name og Category som alltid må være utfylt, og Tool Key Code som blir fylt ut automatisk ved første gangs registrering av verktøyet.

 

Hvis man klikker på verktøyets Navn (til venstre i verktøyrapporten) får man informasjon om hvor verktøyet er, hvem som oppdaterte informasjon sist, verktøyets tilstand og om det er allokert til en gitt dato.  I tillegg vises her bilde av verktøyet og verktøyets sertifikat/garanti dokument, hvis dette er lastet opp, og utløp av eventuell garanti/sertifikat gyldighet.  Dette er den samme rapporten om verktøyet som vist i seksjon 1.

 

 

 

 

 

Rapportområde 3:  In use (Verktøy i bruk)

Denne rapporten viser bare antall allokerte verktøy, og filtrer videre bare på verktøy i bruk.  All annen funksjonalitet som vist over.

 

 

 

 

 

 

 

 

Rapportområde 4:  Certificate Warning

Denne rapporten viser antall verktøy som har et sertifikat eller garanti som er i ferd med å utløpe.    Et verktøy som har mindre enn 90 dager til utløp rapporteres med gult merke, og mindre enn 30 dager til utløp med rødt merke.  Ved å klikke på rapporten får man opp en liste av alle verktøy som nærmer seg garanti utløp.

 

 

Rapportområde 5:  Condition Warning

Denne rapporten viser verktøy som er blitt satt i en mindre enn tilfredsstillende stand.  Gult merke er middels, altså brukbar men med en feil, og rødt merke betyr ødelagt.  Klikker man på rapporten kommer listen med de aktuelle verktøyene, eller utstyret, opp i denne rapporten.   Klikker man på navnet til venstre, eller blyanten til høyre, for det enkelte verktøy får man den samme rapporteringen, eller endringsmulighetene som vist tidligere.

Man kan også velge å bruke feltet Condition til fritekst, eller ikke i det hele tatt, og da vil selvsagt ikke denne rapporten gi resulatet man ser her.

 

 

 

 

 

Rapportområde 6:  Project Date Warning

Denne rapporten viser verktøy som er blitt allokert i tid til for eksempel et prosjekt.  Etterhvert som utløpsdatoendatoen for verktøyet nærmer seg blir dette rapportert.  90 dager før utløp blir verktøyet merket i gult, og 30 dager før i rødt.  Dermed har man oversikt på når en hendelse skal utføres.

I tillegg til å ha oversikt over hvor lenge utstyr er opptatt har vi hørt flere andre bruksområder.  Noen eksempler er som følger:

Utstyr som skal til reparasjon har som regel en ferdig dato, og denne brukes som allokeringsdato.  Man lager et prosjekt i Gadget Tracker som heter Til Reparasjon og overfører verktøyet hit, med en allokeringsdato for når det skal være ferdig.

Utstyr som er utleid er som regel tidsavgrenset.  Et prosjekt får da for eksempel kundens navn, eller annet, og allokeringsdatoen settes til utløpet av leieperioden.  Siden data lett eksporteres fra gadget Tracker kan dette brukes også til å beregne kostnad mm.

 

Rapportområde 7:  Generelle Søk

Noen ganger vet man hva man leter etter, info er alt man trenger.  Trykk da på grå knapp Tools eller velg Tool Categories i menyen øverst på siden (i det svarte feltet) for å åpne verktøy skjermen.  I søkefeltet skriver du hva du ser etter, og en listemeny vil falle ned med alt som tilfredsstiller ditt søkeord.

Klikk på det du ser etter i listemenyen og du får detaljene for det spesifikke utstyret.

Hvis du går inn på Projects menyen vil søkefeltet søke etter prosjektnavn, og hvis du velger en av de tre tilstandsrapportene vil søket være i listen som fremkommer i en av rapportene.  Med andre ord, hvis du først klikker deg inn på for eksempel rapporten for skadede verktøy (Condition Warning) er søket innenfor verktøyene i denne rapporten.