Pepper i Resepsjonen™ – Løsningsbeskrivelse 

Pepper i Resepsjonen™ er en hybrid løsning på den måten at databasen som håndterer all informasjon om ansatte, besøkende og de valgte administratorene ligger lagret i skyen.  Peppers oppførsel er programmert på maskinen og svarene Pepper får fra den besøkende går enten til databasen i skyen eller behandles lokalt på Pepper.  Det er samspillet som får løsningen til å virke, bare en av komponentene er ikke nok.  Develop leverer standardisert funksjonalitet for Pepper, men dette kan utvides basert på hva du som kunde måtte ønske.  Vi etablerer en egen instans av løsningen per kunde, den er med andre ord ikke basert på en multi-tennant arkitektur.  Dette er ganske enkelt fordi vi vet det blir lokale tilpasninger på løsningen og vi ønsker at den skal være så fleksibel som mulig.  En kunde i dette tilfellet er en resepsjonstjeneste, så for selskaper som deler kontorer/resepsjon ligger alle selskapene i samme løsning.

Det er i hovedsak to brukergrensesnitt i løsningen, et for administrator og et for besøkende.  I tillegg er det innebygget e-post kommunikasjon med både besøkende, besøkt og administrator.

Administrator

Hos administrator ligger oppsynet med løsningen, og ansvaret for resepsjonstjenestene i bygget.  Administrator får all informasjon og styrer innholdet i løsningen fra den tilhørende nettsiden.  Det er tre informasjonsgrupper administrator må kontrollere:

Besøkende

Her har administrator full oversikt over hvem som er i bygningen, og hvem som har vært på besøk tidligere.  Administrator kan se dato og tidspunkt en person sjekket inn, og når personen sjekket ut igjen.  Hvis selskapets besøkte, eller gjesten selv, ikke sjekker ut vil løsningen starte varsling til den ansvarlige ansatte, med kopi til administrator.  Ansvarlig mottager kan sjekke ut en person direkte i e-posten han eller hun mottar, eller administrator kan gjøre det samme.  Gjesten kan selvsagt også sjekke seg selv ut direkte på Pepper.

Administrator er også den som er ansvarlig for å tømme listen med besøkende.  Hvis dere som selskap bestemmer at denne listen skal tas vare på i et år er det hos administrator slettingen av historikk gjennomføres.

Ansatte

Listen over ansatte behandles også av administrator.  I standardløsningen lastes denne fra fil, men den kan også integreres med domenekontrollen.  Hvis en ansatt ikke er registrert på listen vil Pepper ikke kunne ta imot besøkende til denne ansatte.

 

 

 

Administrator

Det vil ofte være effektivt å ha flere administratorer av resepsjonsløsningen.  Hvem som har administratorrettigheter styres fra samme brukergrensesnitt, inkludert hvem som skal være kopiert på e-postene Pepper sender mellom ansatte og besøkende.

 

 

 

 

Besøkende

For den besøkende er Pepper brukergrensesnittet mot løsningen.  Både Peppers skjerm og muntlig dialog brukes ved inn og ut registrering.

Den besøkende må minimum oppgi navn og e-postadresse om seg selv, og velge navnet til den besøkte på nedtrekkslisten hos Pepper.  Når den informasjonen er oppgitt vil Pepper fortsette en muntlig dialog med besøkende, samtidig som den besøkte og administrator varsles om at det er personer i resepsjonen.

Pepper vil da også kunne gi forskjellig informasjon om fasilitetene i bygget, eller hvor kontorene er, avhengig av hva du ønsker å ha med i din resepsjonsløsning.  Develop har satt opp en standardisert dialog i løsningen, og denne kan så utvides etter dine behov.

For mer informasjon ta gjerne kontakt på resepsjonlosning@develop.no eller ring oss på 22 51 75 00.